Virtukampus

Pilotin tavoitteena on jatkaa vastaperustetun laitoksen, Itä-Suomen yliopiston Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducaten johtoryhmän kokouskäytännön kehittämistä. Tavoitteena on kehittää toimintaprosessi, jossa työtapa on ennalta sovittu ja johon johto voi sitoutua tulevaisuudessa.

Pilotointi tehdään syksyn 2010 aikana viidessä johtoryhmän kokouksessa.

Pilotointivaiheessa dokumentointi siirretään myös Aducate.net -sisäiseen intranet -järjestelmään jossa kokousten dokumentointi on koko henkilöstön nähtävillä.

Johtoryhmä koulutettiin ennen pilotointia vierihoitomenetelmällä, jossa keskeiset järjestelmän ominaisuudet käytiin lävitse. Pilotin vastuuhenkilönä viestintäsuunnittelija Heidi Taskinen siirsi kokouksen materiaalit ensimmäisellä kerralla järjestelmään ja kokouskäytänteitä harjoiteltiin kokouksen sihteerin kanssa. Kokouksen sihteeri kirjasi kokouksen aikana tehdyt päätökset järjestelmään ja siirsi pöytäkirjan myöhemmin muuhun dokumentaatioon.

Prosessin vastuut jaettiin laitoksen johtoryhmän kesken: miten esityslistat siirretään järjestelmään, miten liitetään tarvittava dokumentaatio, miten kokouskäytänteet etenevät järjestelmässä.

Sharepointin käytön tueksi tehtiin tarvittava koulutusmateriaali.

Johtoryhmän kokouksia kirjataan pilotissa järjestelmään syksyn viidessä kokouksessa. Tämän ohessa johtoryhmä raportoi kokemuksiaan ja kehittämisvaateitaan Virtukampus -projektin henkilöstölle ja toimintaprosessia kehitetään pilotoinnin aikana.

Evaluoinnin pohjalta tehdään myöhemmin päätös kokouskäytänteen vakiinnuttamisesta Aducatessa.

Kokousalusta todettiin helppokäyttöiseksi ja toimivaksi järjestelyksi joka tukee kokousprosessia. Se jäsentää ja jämäköittää kokouksia aikatauluttamalla ne jo etukäteen. Näin tiedetään keitä kokouksessa pitää olla paikalla (kutsuttavat asiantuntijat) ja tarpeellinen dokumentointi voidaan liittää käsiteltäviin asioihin.

Tehtävät päätökset kirjautuvat selkeästi järjestelmään. Ympäristö on toimintavarma ja helppo käyttää. Sen surattavuus reaaliaikaisesti ja tehtävien vastuutus päätösten mukaisesti on helppo toteuttaa järjestelmän sisällä.