Projektinhallinta virtuaalitiimeissä
01.01.2011 | Lähiesimies, Toimintaympäristö
eCompetence Center Finland projektiryhmä päätti 15.4.2009 Savonlinnan kampuksella pidetyssä palaverissa evaluoida potentiaalisia vaihtoehtoja ja laatia suorittamansa vertailun pohjalta esityksen eCCF:n projektinhallinnan kehittämisestä osana Virtukampus -projektia. Projektiryhmän näkemyksen mukaan yhteisömuotoista ympäristöä tarvitaan sisäisen viestinnän tueksi ja sähköistämään jo muodostuneita työkäytänteitä ja prosesseja. Näin lisätään työn tekemisen joustavuutta ja informaation saavutettavuutta koko hankeorganisaation toiminnassa.
Projektinhallintajärjestelmän tavoitteena on saattaa käyttäjän tarvitsema tieto hänen käyttöönsä verkkoteknologisin työvälinein ajasta ja paikasta riippumatta, antaa työkaluja tiimien jäsenten väliseen kommunikointiin ja tehtävien suorittamiseen sekä tarjota työkaluja julkaisemiselle siten, että niistä syntyy kumuloituva tietovaranto. Näitä tavoitteita lähestytään määrittelemällä verkkopalvelu, jonka sisältämä tieto on avointa ja vapaasti siirrettävissä eri viestintävälineiden kesken. Rajapintojen, kuten XML tai RSS, avulla järjestelmässä tuotettua tietoa voidaan siirtää sen sisällä ja sen ulkopuolelle tarpeen mukaan.
Projektiryhmä vertaili laatimaansa vaatimusmäärittelyyn pohjautuen kustannustehokkaita projektinhallinnan ratkaisuja ja päätyi yksimielisesti pilotoimaan ActiveCollab (http://www.activecollab.com) –ohjelmistoa. ActiveCollab on projektinhallintajärjestelmä työn suunnittelun, etenemisen ja raportoinnin tekemiseksi tehokkaalla ja ajantasaisella tasolla. Se tarjoaa myös välineet organisaation ja sen tiimien väliseen kommunikointiin sekä osaamisen ja tiedon siirtoon toimijoiden välillä. Toimijoita voivat olla organisaation omat jäsenet, mutta työnkulkuun voidaan liittää myös asiakkaiden prosessit halutulla tavalla.
ActiveCollab tarjoaa töiden ja työprosessien tallentamiseen ja dokumentointiin tehokkaat välineet. Työtehtävän prosessit tallentuvat työntekijän ja työnjohdon kirjaamiin raportteihin. Wikityyppisesti muokattaviin dokumentteihin (pages) voidaan lisäksi liittää tiedostoja, jolloin työsuorituksen etenemistä on helppo seurata. Tiedostot voivat olla mitä tahansa tiedostoja excel –taulukoista vaikkapa videotiedostoihin tai verkkolinkkeihin. Samalla se mahdollistaa dokumentoinnin versiohallinnan ja palaamisen tarvittaessa aikaisempaan versioon.
Verkkoperustaisena järjestelmänä dokumentaatio on saatavilla tietoturvallisesti globaalisti, mutta sen saatavuutta ja muokkausoikeuksia voidaan rajata tarpeen mukaan tiimin kesken. Vapaasti määritellyt avainsanat tai tagit (tags), auttavat tiedon järjestelemisessä ja parantamaan hakukoneiden tehokkuutta, koska sisältö on luokiteltu käyttäen tuttua, saavutettavaa ja jaettua sanastoa.
Neljä kuukautta projektinhallintatyökalun käyttöönoton jälkeen, virtuaalitiimien jäseniltä pyydettiin palautetta AC:n käytöstä. Kaikki vastaajat (5) pitivät järjestelmän AC:n suurimpana hyötynä sitä, että sen kautta voi priorisoida työtehtävät. AC auttaa jäsentämään ja visualisoimaan omia työtehtäviä ja samalla hahmottamaan paremmin, miten muut vertaistoimijat etenevät rinnakkaisissa työtehtävissä. Se auttaa myös oman ajankäytön hallinnassa ja visualisoi työt, deadlinet sekä toisaalta sen avulla voi myös itse arvottaa omia kiireitään (priority-toiminto). Järjestelmä ei ole vielä täysin kattava, ja sen reagointia nopeisiin lisäyksiin tulisi parantaa ottamalla käyttöön esimerkiksi sähköpostitoiminnallisuus, jolloin heti uuden työtehtävän saatuaan voisi lisätä sen suoraan järjestelmään.
Järjestelmää pidettiin hyvänä työkaluna etäjohtamiseen. Vastaajien mukaan sen avulla voidaan kätevästi ja demokraattisesti delegoida eritasoisia (milestone, task) tehtäviä myös niille, jotka tekevät työtä etänä. Samalla työn sujumista on helppo seurata, kun tehtävät kuitataan tehdyiksi tai kun yhteiskirjoittaminen etenee wiki-tyyppisillä sivuilla (pages). Kun kaikista päivityksistä saa tiedon myös sähköpostiin, keskustelua ja töiden sujumista voi seurata jatkuvasti ilman, että järjestelmää tarvitsee avata tai huomioida.
”AC on tähänastisista työkaluista paras projektinhallintaan.” (Kommentti palautekyselyssä)
eCompetence Center Finlandin kokemus teknologisista projektinhallinnantyökaluista osoittaa, että tällaiset työkalut voisivat auttaa myös kolmen kampuksen yhteistä etätyöskentelyä virtuaalisissa tiimeissä. Luottamus voidaan synnyttää tasapuolisen ja demokraattisen tiedonjaon, avoimuuden kulttuurin ja teknisen visualisoinnin kautta. Tehokas etätyöskentelyyn ja suunniteltujen työvälineiden käyttö virtuaalitiimeissä vaatii harjaantumista. Työvälineiden käyttöönotto on kuitenkin helppoa, ja jäsenet oppivat nopeasti toinen toisiltaan työskentelymuotoja.
Tutustu
Kommentit