Arkisto: 'Toimintaympäristö'
Kokouskäytänteiden kehittäminen
01.09.2010
Pilotin tavoitteena on jatkaa vastaperustetun laitoksen, Itä-Suomen yliopiston Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducaten johtoryhmän kokouskäytännön kehittämistä. Tavoitteena on kehittää toimintaprosessi, jossa työtapa on ennalta sovittu ja johon johto voi sitoutua tulevaisuudessa.
Pilotoinnin laajuus
Pilotointi tehdään syksyn 2010 aikana viidessä johtoryhmän kokouksessa.
Pilotointivaiheessa dokumentointi siirretään myös Aducate.net -sisäiseen intranet -järjestelmään jossa kokousten dokumentointi on koko henkilöstön nähtävillä.
Käyttöönottokoulutuksen suunnittelu
Johtoryhmä koulutettiin ennen pilotointia vierihoitomenetelmällä, jossa keskeiset järjestelmän ominaisuudet käytiin lävitse. Pilotin vastuuhenkilönä viestintäsuunnittelija Heidi Taskinen siirsi kokouksen materiaalit ensimmäisellä kerralla järjestelmään ja kokouskäytänteitä harjoiteltiin kokouksen sihteerin kanssa. Kokouksen sihteeri kirjasi kokouksen aikana tehdyt päätökset järjestelmään ja siirsi pöytäkirjan myöhemmin muuhun dokumentaatioon.
Prosessin vastuut jaettiin laitoksen johtoryhmän kesken: miten esityslistat siirretään järjestelmään, miten liitetään tarvittava dokumentaatio, miten kokouskäytänteet etenevät järjestelmässä.
Sharepointin käytön tueksi tehtiin tarvittava koulutusmateriaali.
Käyttöönottoprosessit, pilotointi ja evaluointi
Johtoryhmän kokouksia kirjataan pilotissa järjestelmään syksyn viidessä kokouksessa. Tämän ohessa johtoryhmä raportoi kokemuksiaan ja kehittämisvaateitaan Virtukampus -projektin henkilöstölle ja toimintaprosessia kehitetään pilotoinnin aikana.
Evaluoinnin pohjalta tehdään myöhemmin päätös kokouskäytänteen vakiinnuttamisesta Aducatessa.
Arviointi
Kokousalusta todettiin helppokäyttöiseksi ja toimivaksi järjestelyksi joka tukee kokousprosessia. Se jäsentää ja jämäköittää kokouksia aikatauluttamalla ne jo etukäteen. Näin tiedetään keitä kokouksessa pitää olla paikalla (kutsuttavat asiantuntijat) ja tarpeellinen dokumentointi voidaan liittää käsiteltäviin asioihin.
Tehtävät päätökset kirjautuvat selkeästi järjestelmään. Ympäristö on toimintavarma ja helppo käyttää. Sen surattavuus reaaliaikaisesti ja tehtävien vastuutus päätösten mukaisesti on helppo toteuttaa järjestelmän sisällä.
Lue lisää...
Virtuaalinen kahvihuone?
18.08.2010
Miten viettää yhteistä kahvihetkeä, jos organisaation työntekijät sijoittuvat eri puolelle Itä-Suomea (Joensuu, Kuopio, Savonlinna)? Itä-Suomen yliopiston Aducate alkaa syyskuussa testata virtuaalista kahvihuonetta, jolla kehitetään esimies-alaisviestintää sekä luodaan uudenlaista yhteisöllisyyttä toisistaan etäällä olevien työntekijöiden kesken. Jokaisen kampuksen kahvihuoneeseen asennetaan suurehko digi-näyttö (screen), jolla pyörii automaattisesti päivittyviä ajankohtaisia Aducate-uutisia ja reaaliaikaista live-kuvaa eri kahvihuoneista – ilman ääntä tosin, yleisön toivomuksesta. Luuppina pyörivä “ruutukehä” on toteutettu Xibo-järjestelmällä.
Lue lisää Virtuaalisen kahvihuoneen testiryhmän (Savonlinna) kokemuksista ja Xibo-järjestelmästä: Virtukampuksen Esimiespilotin sivuilta
Lue lisää...
Pelaamalla kehitetään tiimiytymistä tehokkaasti
01.06.2010
Simuloidut oppimisympäristöt -pilotissa testataan TeamingStream Oy:n kehittämää Novicraft-tiimien valmennuspeliä. Testausmahdollisuus tarjotaan erityisesti yritysten henkilöstölle. Pelitilanteesta kerätään palaute, jonka pohjalta arvioidaan virtuaalisten ympäristöjen soveltuvuutta henkilöstön ja tiimien valmennukseen.
Valmennuspeliin osallistuvat ratkovat yhdessä työelämästä tuttuja haasteita peliympäristössä avatar-hahmoina. Osallistujat, eli virtuaalitiimit, ratkaisevat yhdessä tehtäviä, joiden varsinaisia, ns. piilotettuja, tavoitteita ovat mm. yhteistyön koordinoinnin ja neuvottelutaitojen kehittäminen, johtajuuden roolin ymmärtäminen sekä projektin suunnittelun ja toteuttamisen kehittäminen. Organisaatiotasolla tavoitteena voi olla mm. tiimitoiminnan ja johtamisen tehokkuuden arviointi ja parantaminen, johtamispotentiaalin tunnistaminen, uusien tai virtuaalitiimien yhteisten toimintatapojen löytäminen.
Novicraft -tiimien valmennuspeliä testattiin Savonlinnassa 30.11.2010. Tuolloin pelattiin kaksi peliä, toiseen osallistui Itä-Suomen yliopiston työntekijöitä ja toiseen paikallisen yrityksen tiimi. Pelin aikana ratkaistaan tehtäviä, joissa oli piilotettu teema. Onnistuminen vaatii yhteistyötä, auttamista ja avun vastaanottamista sekä toisen asemaan asettumista. Lisäksi vaaditaan hyvää kommunikointia: osallistujien pitää neuvotella ja ratkaista ongelmia yhdessä, koordinoida tehtäviä ja kuunnella muita. Tavoitteenamme oli tutustua uudentyyppiseen tapaan valmentaa tiimejä sekä arvioida ko. ympäristön soveltuvuutta erilaisiin koulutuksiin. Lisäksi tavoitteenamme oli testata teknistä ympäristöä ja arvioida sen tuomia mahdollisuuksia ja haasteita.
Ensimmäisestä testipäivästä saatiin hyvää palautetta. Tavoitteena on järjestää myöhemmin itsenäisesti 1-2 ns. lähivalmennuspäivää. Osallistumismahdollisuutta tarjotaan savonlinnalaisille ja joensuulaisille yrityksille / yrityspalveluita tarjoaville organisaatioille. Tuleviin pelipäiviin haetaan osallistujiksi yrityksiä ja ryhmiä, joilla on tarve kehittää tiimitoimintaa ja johtamista ja joille esimerkiksi tiimin jäsenten fyysinen etäisyys aiheuttaa haasteita.
Lue lisää...
Sisäisen toimintaympäristön kehittäminen kyselytutkimuksella
01.04.2010
Koulutus- ja kehittämispalvelu Aducatessa tehtiin 23.2. – 17.3.2010 kysely, jonka tavoitteena oli selvittää nykyisin käytössä olevien tietotyön tukijärjestelmien, Kampusnetin ja Aducate.netin, toimivuutta ja soveltuvuutta tarpeeseen. Lisäksi selvitettiin, mitkä ominaisuudet koetaan erityisen tärkeiksi tulevaisuuden viestintää ja työn tukijärjestelmää ajatellen.
Aducate toimii kolmella kampuksella ja työntekijöitä on yhteensä noin 140. Erilaista osaamista on paljon ja yhteistyötä eri kampusten välillä tarvitaan. Tästä syystä kyselyssä selvitettiin myös keinoja parantaa yhteisöllisyyttä ja löytää tapoja tehdä yhteistyötä ilman matkustamista.
Tietotyön tukijärjestelmän kehittämisen tavoitteena on tietojen hallinnan kehittäminen ja organisaation sisäisen viestinnän tehostaminen sekä esimerkiksi kokouskäytäntöjen kehittäminen ja sähköpostin määrän vähentäminen.
Etätyöskentelyn välineisiin ja mahdollisuuksiin uskotaan, kunhan ensin tunnetaan työkollegat ja heidän osaamisensa. Osa vastanneista osaa hyödyntää Kampusnetiä / Aducate.netiä työkavereiden osaamisen ja toimijaryhmien toiminnan selvittämiseen. Tärkeänä osana yhteisöllisyyden parantamista nähtiin toimiva ja oikea-aikainen tiedottaminen ja toiminnan avoimuus, joissa molemmissa järjestelmän tuki on ratkaisevassa roolissa. Lisäksi nostettiin esille työntekijöiden osaamisprofiilin näkyvyys: mitkä tiedot näkyvät vain sisäisesti ja mikä tieto auttaisi esimerkiksi asiakkaita löytämään oikean yhteyshenkilön.
Kyselyn koonti löytyy Virtukampuksen wikistä.
Lue lisää...
Virtukampuksen ideariihipäivät
26.03.2009
Virtukampuksen toimintaympäristön ideariihi pidettiin Savonlinnan kampuksella 25.3. Tapaaminen kokosi ensimmäistä kertaa hankkeen toimijat ja sidosryhmät yhteiseen keskustelutilaisuuteen.
Päivä aloitettiin Virtukampus -hankkeen ja ideapäivien esikyselyn tulosten julkaisemisella. Päivän teemaan johdatteli Datafisher Oy:n toimitusjohtaja Markku Pelkonen.
Päivää jatkettiin hankekumppaneiden ja sidosryhmien yhteisillä sessioilla, joissa pyrittiin eri näkökulmista hahmottamaan millainen tulevaisuuden virtuaalinen korkeakouluympäristö voisi ihannetapauksissa olla.
Ryhmätöiden tulokset tullaan kokoamaan raporttiin joka on pohjana tulevassa työskentely-ympäristösuunnittelussa.
Innovatiivinen virtuaalinen toimintaympäristö tulee tukemaan yliopistollisen osaamisen kehittämistä. Toimintaympäristöä tullaan testaamaan hankkeen pilottitoiminnassa ja se luo toimivia malleja yhteisölliseen työskentelyyn tietoverkkojen välityksellä.
Datafisher Oy Markku Pelkonen
Ryhmätöiden tulokset sekä Tilavirta -tallenteet ovat katsottavina alla olevien linkkien kautta.
Ryhmä A1: Mitä Virtukampus tarkoittaa tekemisenä?
Ryhmä A2: Sopiva avoimuus, joustavuus, saavutettavuus ja henkilökohtaisuus
Ryhmä B1: Opiskelijan työviikko
Ryhmä B2: Opiskelijan viikko – skenaario
Ryhmä C: Miten muutos tapahtuu
Ryhmä D1: Eteneminen
Ryhmä D2: Oikeaa polkua etsimässä
Tilavirta -tallenteet esityksistä:
Lue lisää...
Lähiesimiehenä virtuaalitiimissä – läsnätyökalut lähiesimiestyön tukena
10.03.2009
Hajautetut organisaatiot, virtuaalitiimit ja liikkuva työnteko ovat nykyisen työelämän yleistyviä piirteitä. Nämä asettavat uusia vaatimuksia esimiestyölle, kun hajallaan olevaa organisaatiota ja toisistaan erillään työskenteleviä asiantuntijoita johdetaan.
Pilotti toteutetaan Itä- Suomen yliopiston aikuiskoulutusyksikössä ja Itä-Suomen yliopiston Opetuksen ja opiskelun palveluyksikössä. Molemmat yksiköt tulevat toimimaan kolmella kampuksella, Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Toimintaorganisaatiosta johtuen tarve läsnäolotyökalujen käyttöön esimiestyössä on välttämätöntä, koska lähiesimies ja osa tiimistä toimivat eri kampuksilla.
Pilotissa kehitetään, kokeillaan ja arvioidaan uusiin virtuaalisiin läsnätyökaluihin perustuvia johtamisratkaisuja erityisesti lähiesimiestyössä maantieteellisesti eri toimipisteissä toimivien ryhmien johtamisessa.
Lue lisää...
Tervetuloa ideariiheen
06.03.2009
Virtukampus –hankkeen toimintaympäristön ideariihi pidetään 25.3.2009 Savonlinnan kampuksella. Hankkeessa tuotetaan virtuaalinen toimintaympäristö, joka mahdollistaa monipuolisen yhteisöllisen verkostoitumisen ja koulutustoiminnan järjestämisen sosiaalisen median työvälineitä hyödyntäen.
Toimintaympäristön määrittelyä ohjaava kysely (http://avoinkampus.joensuu.fi/kyselyt/vkampus.tp4) lähetettiin henkilökunnalle ja opiskelijoille ennen ideariihtä. Kyselyn tuloksia käytetään ideariihen suunnittelun lähtökohtana.
Konkreettisiin ehdotuksiin ja vapaaseen ideointiin keskittyvän päivän tarkoituksena on löytää runsaasti näkökulmia sekä mielipiteitä yhteisöllisten verkkopalveluiden kehittämiseksi Itä-Suomen yliopiston ja Savonia ammattikorkeakoulun käyttöön.
Tutustu